活动费用预算要考虑哪些费用？

1，运输费用

(1)，会议期间的交通费用——主要是会议地点的交通费用，包括从住宿地到年会地点的交通、从会所到用餐地点的交通、从会所到商务交流地点的交通、商务考察的交通以及与会者可能使用的其他预定交通。

(2)、告别交通和返程交通——包括航班、铁路、公路、客船和住宿到机场、车站、港口的交通费用。

2.会议室/大厅费用

(1)，会议场地租赁——一般来说，场地的租赁已经包含了一些共用设施。

(2)、场地布置费用——如果没有特殊要求，通常这部分费用包含在场地租赁费用中。

(3)会议设施租赁费用——这部分费用主要指一些特殊设备的租赁，如投影仪、笔记本电脑、移动同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、录像设备等。租赁时通常需要一定的使用押金，租赁费用包括设备的技术支持和维护费用。

(4)、其他支持成本——这些支持通常包括广告和印刷、礼仪、秘书服务、运输和仓储、娱乐和医疗保健、媒体、公共关系等。

3.餐饮费用

会议的餐饮费用可以简单也可以复杂，取决于会议的议程和目的。

(1)，中餐和午餐

中餐和午餐基本都是正餐，可以是自助餐的形式，也可以是逐桌预算。如果主办方希望酒水是自己购买而不是餐厅提供，餐厅可能会收取一定的服务费。

(2)会场茶歇

这个费用基本是按照人数预算的，预算的时候可以提出不同时间段的餐饮组合。主办方告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序性服务，可能需要额外预算。一般情况下，茶歇的种类可以分为两种:西式咖啡、红茶、西式点心和水果，而中式茶歇主要是开水、绿茶或花茶、水果茶、咖啡、水果和点心。

(3)友谊招待会/舞会

事实上，一场联谊/舞会的预算可能比一场单独的宴会更复杂。只要设置好餐标和秤，预算就好算了。但是，从预算的设计到场地和节目支持，可能需要很长时间来确认酒会/舞会的预算。

(4)饮料和服务费

通常情况下，如果在高星级酒店的餐厅吃饭，餐厅会拒绝主办方自己带饮料出去。如果可以带走饮料，餐厅一般需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会时，通常会在基本消费水平的基础上加收约15%的服务费。

(5)、其他——零食、水果、配制酒。

4.视听设备

除非在室外进行，否则视听设备的成本通常可以忽略不计。如果为了公关效果必须在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括:

设备本身的租赁费用通常按天计算。

设备的运输、安装调试、技术人员支持费的控制可以委托给展会服务商。

音源-主要是背景音乐和娱乐音乐。主办方可自带或委托代理。

5.演员和节目

通常可以根据节目选定后的次数来计算——预算金额通常与节目表演难度和参与人数成正相关。如果在合适的地方有固定的演出，预算很简单，与观看演出的人数成正相关——专场演出或包机除外。

6.杂项费用

杂费是指展会期间因一些临时安排而产生的费用，包括印刷、临时运输装卸、纪念品、模特及礼仪服务、年会策划、临时道具、传真等通讯、快递服务、临时卫生保健、翻译指导、临时业务用车、汇款等。杂费的预算很难计划，不可预见的费用通常可以作为机动手段加入会议费的预算中。